Durante el año 2008, la Biblioteca Nacional de Venezuela (BNV) ha realizado un inédito e importante acercamiento al software libre y de estándares abiertos al evaluar y decidir implementar pruebas del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria Koha, el más famoso y maduro software libre para gestión de bibliotecas.

A partir de Febrero 2008, la BNV contactó a Biblio Venezuela, un grupo de asesores en Información y Documentación con experiencia a nivel nacional en la implementación de software libre para bibliotecas, centros de información y documentación y archivos, solicitando el apoyo técnico ad-honorem para la revisión a profundidad del sistema Koha.

La BNV maneja más de dos millones de registros y el Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas, un volumen considerable para cualquier sistema de información. En el caso de Koha, las pruebas realizadas a nivel mundial indican la posibilidad de manejar más de cinco millones de registros en hardware económico y obtener tiempos de respuesta inferiores a los quince segundos.

Así mismo, la BNV utiliza el antiguo sistema propietario NOTIS, cuyo acceso para el público no presenta elementos de usabilidad y dificulta las consultas por sus características antiguas de conexión, por lo que los procesos de implementación de cualquier SIGB deben contemplar la migración de los datos y el acceso inclusivo.

Biblio Venezuela ha trabajado cuatro meses en el apoyo a la BNV, incluyendo una demostración completa y levantamiento de requerimientos con el personal de Procesos Técnicos, encontrando que muchas de las necesidades de la BNV podían ser desarrolladas y liberadas a la comunidad como software libre y de estándares abiertos, en concordancia con las Políticas de Estado en materia de Tecnologías de la Información y el Decreto Presidencial 3390.

Así mismo se implementó una prueba de concepto del sistema Koha 3, con las base de datos Zebra y MySQL, para cargar más de 70 mil registros simulados en hardware previamente adquirido por la BNV, así como un gran trabajo de imagen gráfica obteniendo resultados ampliamente positivos.

La asesoría prestada a la BNV culmino.

Cortesía de Luis Vásquez

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Un buen Sistema de Gestión Documental es una de las claves para lograr la excelencia en el desarrollo de las organizaciones y garantizar el flujo de información en todos niveles.

Sistema de Gestión Documental bajo Software Libre - Eprints
GNU Eprints nació de la idea de Stevan Harnad, y se desarrolló en el Departamento de Ciencias de la Computación y Electrónica de la Universidad de Southampton, en el Reino Unido, por Christopher Gutteridge, con la colaboración de Mike Jewell. El diseño y desarrollo de la versión 1.0 data del año 2001, y estuvo a cargo de Robert Tansley -basado en el software CogPrints, desarrollado por Matt Hemus.

GNU Eprints es un software completamente libre -libre de usar, modificar y redistribuir junto con su código de origen- sobre la base de la Licencia Pública General GNU.

En la siguiente descripción se tomaron en cuenta cinco aspectos, analizando las ventajas y desventajas:

1.Administrativo.
2.Procesos Técnicos
3.Tecnología.
4.Servicio al público.
5.Proveedores.

1. Administrativo
a) Ventajas

• Tiene la posibilidad de ingresar nuevos módulos que se desarrollen.
• La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
• Lista los documentos tanto por tema como por autores.
• La interfaz es modificable a las características de la Unidad de Información.

2. Procesos técnicos
a) Ventajas

• El proceso de la carga de la descripción de un libro en el sistema es muy fácil e intuitivo de usar.
• Permite la precatalogación, de manera que sea solo un editor el que autorice que un elemento suba al sistema.
• Maneja categoría de materiales.
• Creación de usuarios con perfiles definidos entre: usuarios, editores y administrador del repositorio.
• Posibilidad de indicar los tipos de documentos que podrá cargar en el sistema.
• Amplia búsqueda para encontrar usuarios y para los tipos de documentos cargados en el repositorio.
• Búsqueda en el histórico del repositorio.
• Permite modificar la estructura de la clasificación que viene predeterminada (LC) a conveniencia de la Unidad de Información.
• Los editores o el administrador(es) del repositorio pueden modificar los perfiles de usuarios.
• Permite administrar todos los documentos, hasta los que han sido retirados del repositorio.
• Compatible con las reglas de Catalogación Angloamericanas.
• Se puede conocer el estatus del documento.
• La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
• Validación de los campos para hacer entradas al sistema.
• Sistema de autoridades.
• Consulta interactiva durante el ingreso de un documento.
• Muestra una tabla de usuarios.

b) Desventajas

• Actualmente no posee módulo de préstamo.

3. Tecnología
a) Ventajas

• Información del estado del servidor
• El ingreso al sistema es vía web o Intranet.
• Capacidad para escalar más de 500.000 registros.
• Permite exportación e importación de datos
• Back up.
• Acceso diferenciado de usuarios al sistema.
• Acceso irrestricto al código fuente.
• Es compatible con cualquier sistema operacional que tenga la Unidad de Información.
• Gestiona bases de datos con diferentes tipos de documentos.
• Actualiza instantáneamente los datos.
• El acervo puede estar disponible en línea.
• Permite auditorías en el sistema.
• Permite el acceso concurrente e ilimitado de usuarios.
• Almacena y recupera caracteres de la lengua castellana.
• La fecha y la hora del ingreso del registro es inequívoca.
• Intercambio de información con otros sistemas a través de formatos ISO 2709, American Standard Code for Information Interchange (ASCII).
• Acceso de usuarios concurrentes.
• Disponibilidad en línea del catálogo.

b) Desventajas

• Solo maneja la arquitectura Web (es una desventaja dependiendo de los requerimientos de la organización).

4. Servicio al público
a) Ventajas

• Búsqueda simple y búsqueda avanzada que permite escalar en todos los items del documento, que previamente hayan sido cargados.
• Permite búsqueda en línea.
• Tiene la posibilidad de hacer búsquedas a partir de otras ya realizadas.
• Permite limpiar el formulario para hacer nuevas búsquedas.
• La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
• Búsqueda por rango de fechas, uso de frases, truncadores y operadores booleanos.
• Ordena y clasifica por: autor, título y año.
• Visualización breve (referencia) o completa del registro.
• Visualización de la cantidad de registros recuperados y en el orden que se encuentran (ejemplo 1/15).
• Seleccionar registros e imprimirlos o guardalos en dispositivos electrónicos.
• DSI.

b) Ventajas

• Actualmente no tiene desarrollado el módulo de préstamos.

5. Proveedores
a) Ventajas

• Usa el método de conversión retrospectiva.
• Tiene período de prueba, demo, implantación, entrenamiento, soporte, soporte en línea y garantía de mantenimiento.
• El soporte del producto tiene un coste más no lo tiene la obtención del mismo.
• Garantía de la donación de los archivos fuentes del software y el acceso irrestricto al código fuente del sistema.
• Hay frecuentes actualizaciones y por lo tanto disponibilidad de nuevas versiones.

General:

• Conectar a servidores WebDAV a través de HTTPS.
• Se pueden importar nuevos íconos personalizados.
• Control de almacenamiento del password con un password maestro.
• Advertencia si el documento es de una versión reciente de ODF.
• Documentos PDF soportados: vínculos relativos, referencias de documentos, PDF/A-1 (ISO 19005-1), y opciones de enlaces para enlaces de documentos.
• Mac OS X: Soporte Quicktime para películas y sonido / Uso del corrector ortográfico integrado
• Diálogo de impresión mejorado en usabilidad.
• Editar de campos: advertencia del limite de caracteres.
• DejaVu es ahora la fuente predeterminada en lugar de BitStream Vera

Localización:

• 10 nuevos idiomas agregados.

Base / DBA:

• Mejora de la presentación de los datos numéricos desde JDBC y Oracle
• Más fácil la elección del nombre en el cuadro “Copiar tabla”
• Edición de vistas en HSQLDB
• Consulta de diseño para todas las propiedades que permiten comandos SQL
• Diseñador de consultas en la vista SQL
• Diseño de relaciones accesible para bases de datos MySQL
• Configuración para comprobar si hay campos obligatorios en los formularios
• Soporte para Access 2007 (.accdb files)

Calc:

• Convertir texto a columnas: con esta característica los datos CSV dentro de las celdas se pueden transformar directamente en columnas.
• Las columnas y las filas en una hoja de cálculo se pueden mover con arrastrar y colocar.
• La tecla Enter vuelve a la columna donde la entrada se inició, pero una fila más abajo.
• Fórmula de entrada: “+” y “-” se puede utilizar también para empezar.
• Nivel individual de zoom por hoja.
• Piloto de datos:Manual de clasificación / Doble clic en la celda Piloto de datos proporciona calcular datos de las celdas
• Mejora del rendimiento con funciones VLOOKUP y MATCH
• Diálogo de impresión para Calc más fácil de usar
• RePág y AvPág en el trabajo en la vista previa de impresión
• Nombres de hojas en hipervínculos de celdas: renombrado correctamente

Chart:

• Curvas de regresión: muestra ecuaciones y valor R²
• Posibilidad de invertir ejes
• Barras en diferentes ejes mostradas una junto a otra
• Etiquetas de datos: Formato numérico
• Etiqueta de puntos de datos: mostrar tanto valor como porcentaje
• Etiqueta de datos: mostrar cada parte en una línea separada
• Etiquetas de datos: colocación más flexible de las etiquetas
• Etiquetas en segmentos de torta: evitar la superposición
• Etiquetas de punto de datos: puede eliminarse con tecla borrar

Draw:

• >Orden de navegación de los objetos de la página
• Exportar PDF: nombres de páginas como marcador
• Reducir la complejidad: ya no es necesario mostrar las opciones eliminadas

Impress:

• Orden de navegación de los objetos de página
• Emocionantes efectos 3D en transiciones de diapositivas
• Exportar nombres de diapositivas como marcadores de PDF
• Más fácil para insertar imagen de fondo

Writer:

• Selección de región rectangular de texto
• Buscar y reemplazar: referencias hacia atrás en expresiones regulares
• Corrección ortográfica: más fácil la selección del idioma
• Rediseño de la barra de herramientas: Insertar e Insertar Objeto
• La impresión de texto oculto puede activarse
• La impresión de marcadores de texto pueden ser desactivados
• Agregado acceso directo para estilos de párrafo Encabezado 4, Encabezado 5 y Cuerpo del Texto
• Ctrl-clic para cambiar el comportamiento de los hipervínculos
• Personalizar propiedades del documento: campos de texto y soporte de UI

Extensiones / programabilidad / API:

• Sistema de Ayuda para las extensiones
• Extensiones: Pueden tener un nombre propio mostrado
• Extensiones: Soporte de actualizaciones basados en la Web
• Extensiones: Información adicional sobre el editor y notas de la versión
• Extensiones: Verificación de actualizaciones
• Los diálogos pueden tener un fondo de pantalla establecido
• Transparencia del fondo para controles
• Control remoto de presentaciones vía API
• API: recibe tabla(s) o consulta(s) seleccionada(s) en la ventana principal de Base

En una de las instituciones donde hemos brindado asesoría para la migración de SIGB nos hemos encontrado, a nivel bibliotecológico, con una larga lista de dificultades para hacer que la migración sea segura.

Una de las instituciones tiene 6431 registros en el sistema y sólo cuentan con el módulo de Catalogación, ya que el préstamo lo hacen manual y la adquisición es llevada (como en casi todos lados) por el Departamento de Compras. Vale señalar que sólo tienen este módulo porque el sistema completo ronda los 300.000 BsF.

Siempre había escuchado que al querer migrar de un Software a otro era algo cuesta arriba. Pero como todo, una cosa es escucharlo y otra tener que ponerlo en práctica.

A nivel técnico la migración fue realizada sin mayores contratiempos. José ha usado las mejores opciones y si no existen en un santiamén crea un programa en PERL y resuelve. El GRAN problema es el de “asimilar, entender o (hasta) adivinar” cuales son las claves de campo impuesta en la estructura de la base de datos actual para hacer su posterior migración al Koha.

Al comienzo de este trabajo nos dijeron que esta base de datos estaba en CEPAL. En América Latina el Formato que casi todos los Centros de Información usan es el Formato MARC, que es liderizado por la Library Of Congress (LC).

En teoría no debía existir mayor problema… solo buscar la representación del Formato CEPAL en el Formato MARC (esta información hasta puede ser consultada en varios sitios sobre bibliotecología que hacen listas de los campos y su par en otro Formato). Probablemente nos surgiría una complicación al considerar que CEPAL tiene 100 campos descriptivos mientras MARC tiene casi 1000 y sus respectivos subcampos, pero nada que no se pudiera solventar.

El gran viacrucis comienza cuando al comprobar los datos, nos percatamos que no se usa CEPAL, ni siquiera una pequeña relación del mismo…

Por ejemplo:

Tipo de registro: MM

CAMPO Nº DE IDENTIFICACIÓN
Tipo de material <9>
Signatura topográfica <3>
Autores personales <16>
Autores institucionales <17>
Título propiamente dicho <18>
Título traducido <19>

Tipo de registro: VM

CAMPO Nº DE IDENTIFICACIÓN
Tipo de material <9>
Signatura topográfica <3>
Ubicación física <104>
Autores personales <400>
Autores institucionales <405>
Título propiamente dicho <410>
Título traducido <411>

Cuando se extrae la data, no se ven los nombres de los campos, así que es difícil “adivinar” cuando todo esta en texto plano a que campo debería corresponde cada grupo de datos.

Nada más hay que imaginar migrar más de 6.000 registros donde es difícil determinar la correspondencia en MARC, incluso la correspondencia entre ellos mismos. A esto se le suma que el poder elegir el tipo de material, ya que es un campo libre y el catalogador puede identificar su documento como mejor le parece, yendo desde libros, a libro o desde informes a informes de pasantías, informe de pasantía o informe (pasantía).

Ahora es totalmente entendible el por qué se hace tan cuesta arriba migrar este tipo de sistemas, donde crees estar usando un tipo de Formato pero al no poder ver el código o por lo menos la estructura de las plantillas no te das cuenta que estas usando un Formato inventando.