El Blog de Ailefi

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En muchas ocasiones cuando se piensa en bibliotecas y archivos se tiene la idea de organizaciones llenas de polvo, mohosas y con personal octogenario o que al trabajar ahí “cayeron” en desgracia con algún director y es casi impensable que hay quienes lo hacemos por amor a la profesión, que hay muchos más que libros viejos y documentos coloniales.

En todo el tiempo que llevo en este mundo de la información me ha tocado ver como directores iban recortando el presupuesto de estas dependencias como el resto de los empleados decían “el archivo está allá, en el sótano como los ratones” o “aquí parece que nunca se trabaja”.

Estos escenarios fueron creando resentimientos dentro de los profesionales de la información que bien pueden seguir haciendo su trabajo por vocación o van dejando todo de lado porque su trabajo nunca será valorado, por trabajar o no le pagaran lo mismo y si nadie valora lo que hace pues mejor cumplir con el horario.

Siempre he creído que está profesión es para “dejar la piel en lo que se hace” porque es una carrera concebida única y exclusivamente al servicio bien sea al usuario, a la sociedad, a la cultura, al país…

Ya el cloud computing está aquí y espera por nosotros.

No es una tecnología nueva es simplemente una evolución natural en la cual estamos entrando, y viéndolo desde un punto de vista más práctico desde hace mucho tiempo ya nos servimos de ella, por ejemplo, ¿quién no tiene una cuenta en hotmail, google, yahoo…? esos son servicios que aplican claramente al concepto, los correos están en una infraestructura que no es la nuestra, en una plataforma que no controlamos y nos brinda un servicio que para muchos funciona como una excelente herramienta de trabajo y, principalmente, confiamos en que nuestra información está segura con cualquiera de esos proveedores.

Existen tres niveles dentro del cloud

• IaaS (Infraestructura como Servicio)
• PaaS (Plataforma como un Servicio)
• SaaS (Software como un Servicio)

Como siempre, se abren nuevas oportunidades para obtener mejoras en el cumplimiento de los objetivos del negocio beneficiándose de las opciones que los proveedores pueden ofrecer y teniendo en mente lo que realmente necesita la organización.

Si una organización pequeña necesita llevar su gestión documental pero el comprar una infraestructura adecuada no esta dentro del presupuesto puede considerar la opción de llevar su aplicación a servicios en el cloud y tercerizar el servicio, teniendo la garantía de la empresa proveedora que el acceso será ininterumpido, que existe toda una estructura de seguridad de la información y que los requerimientos de backup estarán a la mano en el caso de cualquier desastre.

El cloud debe ser visto como una herramienta para que las organizaciones puedan cubrir en corto tiempo y en ocasiones con precios más accesibles y con funcionalidades que le permitirán avanzar en el cumplimiento del objetivo estratégico.

El cambio o la decisión de asumir el cloud es clara, hay que hacerlo siempre que la organización este preparada, que sus recursos lo ameriten, que el mismo giro del negocio lo requiera y cuando las opciones del proveedor sean un producto o servicio mucho más atractivo que lo que se tiene in house.

El cloud funciona de una forma más ágil ya que terceriza algunas funciones tales como equipos fuera de las instalaciones de la organización que generan costos en mantenimiento, tener una plataforma adecuada y que puede ser administrada por personal propio y aplicaciones como servicio enfocadas a lo que la organización realmente necesita.

Existen muchas claves para hacer que una gestión documental sea eficiente, ninguna implica una receta única para ser aplicada a todas las organizaciones, por el contrario, cada organización tiene requisitos y exigencias que pueden hacerla única.

Entre esas claves se encuentren tres que manejadas de la manera correcta en el lugar adecuado pueden hacer brillar a una organización por el efectivo uso de sus documentos e información, estas son:

• Talento Humano
• Procesos
• Tecnología

Una no puede aportar eficiencia sin la otra.

• Talento humano

Es el recurso más importante de toda la organización. Si el talento humano esta motivado, capacitado y se les hace saber su importancia dentro de la organización se contará con una fuerza invaluable para conseguir los objetivos estratégicos.

• Procesos

Son las tareas y actividades que más que automáticas están pensadas en la mejor manera de optimizar el desarrollo de la gestión documental, uniendo en un mismo esfuerzo al talento humano y a la tecnología.

• Tecnología

Son todas las herramientas necesarias para llegar a cumplir un escenario de automatización coherente con el negocio. La decisión de cuál tecnología usar esta marcada por el talento humano, los procesos y los objetivos estratégicos, ya que se pueden requerir muchas o pocas funciones de los sistemas, todo dependerá de la evaluación sincera de lo que la organización requiere.

Veamos algunos escenarios, tomando como ejemplo una empresa de construcción.

De una forma general, podemos decir que una empresa de construcción dedica la mayor parte de su tiempo a planificar obras de construcción, conseguir mano de obra capacitada, el manejo con proveedores con una buena capacidad de respuesta y personal dedicado a conseguir todos los permisos legales. En todos los puntos claves de este tipo de empresa es vital tener información y documentación a la mano y, principalmente, actualizada.

Escenario 1: Talento humano + Procesos

1. Talento humano capacitado para el manejo de la documentación.
2. Procesos definidos para que cada persona sepa cuando debe intervenir en el ciclo de vida documental.
3. Talento humano + Procesos garantizan que el personal conoce su función en el ciclo de vida documental y como manejarlo.
4. Sin una herramienta tecnológica que permita hacer seguimiento del proceso y que ayude al personal en donde se encuentra el documento y cuál es el siguiente paso difícilmente se cumplirán los tiempos de ejecución del documento y por tanto la información que se maneja no es actualizada.

 Escenario 2: Talento humano + tecnología

1. Talento humano capacitado para el manejo documental.
2. Tecnología adecuada para automatizar todo el ciclo de vida documental.
3. Talento humano + tecnología garantizan operaciones efectivas para reportar todo el ciclo documental en un sistema.
4. Sin una buena base clara de los procesos el talento humano no sabrá en que momento usar la herramienta, que obtener de ella y como poder medir el desarrollo del negocio de la empresa.

Escenario 3: Procesos + tecnología

1. Procesos definidos que permiten conocer todas las actividades y tareas que se deben seguir en el ciclo de vida documental.
2. Tecnología que permite registrar y controlar el proceso de gestión documental.
3. Procesos + tecnología garantizan un control del ciclo de vida documental desde la tarea de inicio hasta la tarea final y una herramienta que indique alertas cuando hayan desviaciones.
4. Sin un talento humano que conozca como se controlan ambas funciones (procesos y tecnología) no existirá una alimentación efectiva del sistema y una retroalimentación para oportunidades de mejora del proceso.

Escenario 4: Talento humano + procesos + tecnología (ideal)

1. Talento humano capacitado y preparado para realizar efectivamente el ciclo de vida documental.
2. Procesos claros, definidos y optimizados para seguir una línea clara en la obtención de los objetivos del negocio.
3. Tecnología adecuada a los requerimientos reales de la organización.
4. Un talento humano preparado puede hacer funcionar de forma ágil el ciclo de vida documental, deberá tener claramente definidos los procesos y subprocesos que se deben seguir soportado por herramientas tecnológicas que estén acorde a las realidades de su organización. Ese mismo talento humano podrá ser más critico al momento de elegir un sistema que se adapte a sus necesidades y podrá identificar con mayor prontitud las oportunidades de mejora que el proceso de ciclo de vida documental pueda necesitar.

Para cerrar el ejemplo, una empresa de construcción necesita tener proveedores que respondan con prontitud esta información puede obtenerla con documentos que avalen el servicio del proveedor, pero debe estar al alcance de la mano para una toma de decisión oportuna, también necesita solicitar muchos permisos que de pasar el tiempo determinado o no cumplir con todos los requisitos podría acarrear demandas y perdida de dinero.

Reconociendo el valor de la información como bien inmaterial y estratégico de la empresa se tendrá claro que los factores talento humano, procesos y tecnología deben ir de la mano para cumplir con los objetivos, alcanzar la misión y la visión y llegar al máximo potencial de la organización.