En este post expondré las ventajas y desventajas que hemos encontrado, en la versión que hemos modificado y adaptado del Sistema Koha.
Para la descripción se tomaron en cuenta cinco aspectos generales que deben tener los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria, y cada uno agrupa un gran conjunto de puntos:
- Administrativo.
- Procesos Técnicos
- Tecnología.
- Servicio al público.
- Proveedores.
Se elaboró una matriz que permite recopilar la información y verificar las ventajas y desventajas, no sólo de manera cualitativa si no cuantitativa (esto fue parte de mi tesis de grado).
1. Administrativo
a) Ventajas:
Permite realizar un amplio número de reportes que pueden ser generados haciendo una tabla que una dos items de: selección, adquisición, procesos técnicos, circulante, interbibliotecario, tesauro, lista de usuarios por categoría, documentos consultados, temática, tipo de documento, orden alfabético, número de clasificación y control de autoridades. Los resultados pueden ser exportados en archivo Excel (Office) o en Calc (OpenOffice.org).
Se puede obtener listados de las publicaciones tanto por tema como autores.
Tanto el sistema como la interfaz son personalizables a las características de las Unidades de Información.
El sistema de la posibilidad de ingresar nuevos módulos que se hayan desarrollado.
La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.
2. Procesos técnicos
a) Ventajas:
Maneja las listas de sugerencias, selección, adquisición, reclamos y recepción, lo que permite tener el control de toda la colección que esta dentro de la Unidad de Información y de la que esta por ingresar.
Permite manejar registros de los proveedores y de los editores.
Maneja registro de usuarios, editores e instituciones.
Permite controlar la facetas de una publicación: inicio, vencimiento, renovación y los datos de recepción.
En los datos de adquisición permite controlar los datos de: código del proceso, precio, nota fiscal y el número de la factura.
Elabora listas de duplicados.
Controla el estatus del documento y de esta manera se tiene un seguimiento de los mimos: perdido y esperando autorización.
Permite controlar el presupuesto que es asignado a la Unidad de Información.
Permite especificar la moneda de transacción.
Posibilidad de manejar impuestos.
Compatible con los campos de las Reglas Angloamericanas de Catalogación.
Control de validación de los campos para hacer las entradas al sistema.
Construye un sistema de autoridades usando como base los registros ya ingresados.
Permite la consulta interactiva durante el ingreso de un registro.
Genera etiquetas para usuarios a partir de los valores: cédula, nombre del usuario y número del carnet.
Genera etiquetas para los lomos de los libros.
Genera etiquetas para códigos de barra.
Integra los procesos de: devoluciones, préstamos, renovaciones y atrasos.
Maneja categoría de préstamos: circulante, especial (pueden ser documentos específicos para usuarios con un permiso diferente) e interbibliotecario.
Adapta el préstamo de documentos para diferentes niveles de usuarios.
Recibos de préstamos.
Maneja categorías de materiales.
Muestra los usuarios por orden alfabético.
Define automáticamente las condiciones de préstamos a los usuarios de acuerdo al perfil que ellos tengan.
Aplica automáticamente multas o suspensiones.
Se puede conocer el estatus del documento.
Se pueden realizar préstamos, renovaciones y reservaciones en línea.
La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.
b) Desventajas:
No identifica diferente modalidades de adquisición: donación, compra, canje, depósito legal. Todas las maneja como adquisición.
No emite cartas de mora, reclamos o agradecimiento de donaciones.
El préstamo en sala no la maneja de manera indistinta, lo considera un préstamo circulante.
No emite cartas o correos para usuarios con retraso.
3. Tecnología
a) Ventajas:
Se puede ingresar al sistema vía web o vía intranet.
Usa lector de códigos de barra.
Es compatible con cualquier sistema operacional que use la Unidad de Información.
Gestiona bases de datos con diferentes tipos de documentos.
Almacena y recupera caracteres de la lengua castellana.
Los datos tienen el formato de yyyy/mm/dd.
Tiene capacidad para escalar de más de 500.000 registros.
Actualiza instantáneamente los datos.
Garantiza seguridad en la integridad de los registros.
Es compatible con el formato MARC, que es usado en la mayoría de las bibliotecas venezolanas.
El acervo esta disponible en línea.
Permite la exportación e importación de datos.
Permite auditar el sistema.
Permite el acceso concurrente e ilimitado de usuarios.
Niveles diferenciados de acceso al sistema (superlibrarian, usuarios por módulos para cada asignación de trabajo, usuarios visitantes, etc)
Back up
Acceso irrestricto al código fuente del sistema.
4. Servicio al público
a) Ventajas:
Tiene búsqueda avanzada, básica y permite la búsqueda en línea.
Búsqueda por múltiples campos: autor, tema, editor, localidad, palabras claves, tipo de documentos, resumen, clasificación Dewey o LC o por áreas del conocimiento, ISSN, ISBN, idioma, cota y la posibilidad de seleccionar en cuales campos se hará la búsqueda.
Posibilidad de búsquedas con rangos de fecha
Uso de frases, truncadores, operadores booleanos y proximidad y distancia entre los términos.
Posibilidad de buscar a partir de resultados de otras búsquedas.
Búsqueda automática por los términos del tesauro
Ordenar y clasifica por: autor, título y tema.
Por defecto, presenta los resultados en orden cronológico decreciente.
Permite limpiar el formulario para hacer nuevas búsquedas.
Visualización de los resultados en referencias bibliográficas breves o completas.
Visualización de los resultados de acuerdo a las AACR2
Visualización de la cantidad de registros recuperados y en que orden se encuentran (ejemplo 1/10)
Seleccionar registros e imprimirlos.
Almacenamiento de los resultados de las búsquedas en dispositivos electrónicos.
Indica el status del documento: prestado, en tratamiento o disponible.
Posibilidad de mostrar el estado de una publicación: activa, inactiva o suspendida.
Diseminación selectiva de información de acuerdo al perfil de los usuarios.
Posibilidad de hacer prestamos o renovaciones.
La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.
b) Desventajas:
No permite recuperar los resultados por: relevancia, tipo de documento u orden cronológico.
No tiene envío de las búsquedas vía web.
5. Proveedores
a) Ventajas:
Usa el método de conversión retrospectiva.
Tiene período de prueba, demo, implantación, entrenamiento, soporte, soporte en línea y garantía de mantenimiento.
El soporte del producto tiene un coste más no lo tiene la obtención del mismo.
Garantía de la donación de los archivos fuentes del software y el acceso irrestricto al código fuente del sistema.
Hay frecuentes actualizaciones y por lo tanto disponibilidad de nuevas versiones.
