Archivo de abril de 2008
Cortesía de Luis Vásquez
Un buen Sistema de Gestión Documental es una de las claves para lograr la excelencia en el desarrollo de las organizaciones y garantizar el flujo de información en todos niveles.
Sistema de Gestión Documental bajo Software Libre – Eprints
GNU Eprints nació de la idea de Stevan Harnad, y se desarrolló en el Departamento de Ciencias de la Computación y Electrónica de la Universidad de Southampton, en el Reino Unido, por Christopher Gutteridge, con la colaboración de Mike Jewell. El diseño y desarrollo de la versión 1.0 data del año 2001, y estuvo a cargo de Robert Tansley -basado en el software CogPrints, desarrollado por Matt Hemus.
GNU Eprints es un software completamente libre -libre de usar, modificar y redistribuir junto con su código de origen- sobre la base de la Licencia Pública General GNU.
En la siguiente descripción se tomaron en cuenta cinco aspectos, analizando las ventajas y desventajas:
1.Administrativo.
2.Procesos Técnicos
3.Tecnología.
4.Servicio al público.
5.Proveedores.
1. Administrativo
a) Ventajas
- Tiene la posibilidad de ingresar nuevos módulos que se desarrollen.
- La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
- Lista los documentos tanto por tema como por autores.
- La interfaz es modificable a las características de la Unidad de Información.
2. Procesos técnicos
a) Ventajas
- El proceso de la carga de la descripción de un libro en el sistema es muy fácil e intuitivo de usar.
- Permite la precatalogación, de manera que sea solo un editor el que autorice que un elemento suba al sistema.
- Maneja categoría de materiales.
- Creación de usuarios con perfiles definidos entre: usuarios, editores y administrador del repositorio.
- Posibilidad de indicar los tipos de documentos que podrá cargar en el sistema.
- Amplia búsqueda para encontrar usuarios y para los tipos de documentos cargados en el repositorio.
- Búsqueda en el histórico del repositorio.
- Permite modificar la estructura de la clasificación que viene predeterminada (LC) a conveniencia de la Unidad de Información.
- Los editores o el administrador(es) del repositorio pueden modificar los perfiles de usuarios.
- Permite administrar todos los documentos, hasta los que han sido retirados del repositorio.
- Compatible con las reglas de Catalogación Angloamericanas.
- Se puede conocer el estatus del documento.
- La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
- Validación de los campos para hacer entradas al sistema.
- Sistema de autoridades.
- Consulta interactiva durante el ingreso de un documento.
- Muestra una tabla de usuarios.
b) Desventajas
- Actualmente no posee módulo de préstamo.
3. Tecnología
a) Ventajas
- Información del estado del servidor
- El ingreso al sistema es vía web o Intranet.
- Capacidad para escalar más de 500.000 registros.
- Permite exportación e importación de datos
- Back up.
- Acceso diferenciado de usuarios al sistema.
- Acceso irrestricto al código fuente.
- Es compatible con cualquier sistema operacional que tenga la Unidad de Información.
- Gestiona bases de datos con diferentes tipos de documentos.
- Actualiza instantáneamente los datos.
- El acervo puede estar disponible en línea.
- Permite auditorías en el sistema.
- Permite el acceso concurrente e ilimitado de usuarios.
- Almacena y recupera caracteres de la lengua castellana.
- La fecha y la hora del ingreso del registro es inequívoca.
- Intercambio de información con otros sistemas a través de formatos ISO 2709, American Standard Code for Information Interchange (ASCII).
- Acceso de usuarios concurrentes.
- Disponibilidad en línea del catálogo.
b) Desventajas
- Solo maneja la arquitectura Web (es una desventaja dependiendo de los requerimientos de la organización).
4. Servicio al público
a) Ventajas
- Búsqueda simple y búsqueda avanzada que permite escalar en todos los items del documento, que previamente hayan sido cargados.
- Permite búsqueda en línea.
- Tiene la posibilidad de hacer búsquedas a partir de otras ya realizadas.
- Permite limpiar el formulario para hacer nuevas búsquedas.
- La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.
- Búsqueda por rango de fechas, uso de frases, truncadores y operadores booleanos.
- Ordena y clasifica por: autor, título y año.
- Visualización breve (referencia) o completa del registro.
- Visualización de la cantidad de registros recuperados y en el orden que se encuentran (ejemplo 1/15).
- Seleccionar registros e imprimirlos o guardalos en dispositivos electrónicos.
- DSI.
b) Ventajas
- Actualmente no tiene desarrollado el módulo de préstamos.
5. Proveedores
a) Ventajas
- Usa el método de conversión retrospectiva.
- Tiene período de prueba, demo, implantación, entrenamiento, soporte, soporte en línea y garantía de mantenimiento.
- El soporte del producto tiene un coste más no lo tiene la obtención del mismo.
- Garantía de la donación de los archivos fuentes del software y el acceso irrestricto al código fuente del sistema.
- Hay frecuentes actualizaciones y por lo tanto disponibilidad de nuevas versiones.